Le contexte : les accueils de loisirs sans hébergement
L’accueil de loisirs sans hébergement, couramment appelé centre de loisirs, est organisé pour 7 à 300 mineurs de 3 à 13 ans et fonctionne pendant le temps extrascolaire ou périscolaire au minimum 14 jours par an, pour une durée minimal de 2 heures par jour.
Dans le cas du Centre Socio Culturel Intercommunal d’Hucqueliers et environs (CSCI), les accueils sont répartis sur trois tranches d’ages :
- Les 3-5 ans
- Les 6-8 ans
- Les 9-12 ans
Chaque tranche d’age est défini par un intervalle de deux dates permettant d’assigner un mineur à sa tranche suivant sa date de naissance. Le calcul de ces dates varie selon le centre d’accueil et les directives des structures publiques ou privées qui les financent.
Les accueils de loisirs du CSCI ont lieu pendant les vacances scolaires, répartis sur une période d’une semaine hors vacances d’été et sur cinq périodes d’une semaine pour l’été. Sont prioritaires à l’inscription les enfants dont les parents résident sur le territoire du CSCI (24 communes) et ayant une adhésion au centre à jour. La règle du « premier arrivé, premier servi » est appliqué lorsqu’il y a plus d’enfants pré-inscrits que de places disponibles.
Cette inscription se fait en plusieurs étapes :
- Préinscription via un formulaire en ligne pour chaque enfant.
- Prise de rendez-vous avec le centre pour compléter le dossier des documents administratifs (fiche de renseignement, droit à l’image, vaccins, …), régler le ou les accueils et mettre à jour l’adhésion si nécessaire au centre.
- Validation de l’inscription une fois le dossier administratif complet.
Avant « Ratons pas les vacances »
Avant mon arrivée au CSCI, le formulaire d’inscription était généré avec Google-Form. L’avantage de cette solution est de pouvoir déployer rapidement le formulaire auprès des familles grâce à un lien hypertexte envoyé par mail. Les résultats du formulaire sont alors consultables dans l’interface de Google-Form et sont exportables sous la forme d’un fichier Excel.
Cependant cette solution à plusieurs inconvénients pour l’équipe salariée du CSCI n’ayant que des connaissances basique de l’outil :
- Les parents doivent remplir un formulaire par enfant.
- Ils n’ont pas de retour sur les éventuelles listes d’attente en cas de jauge dépassée.
- De base Google-Form n’a pas d’outils permettant de trier les pré-inscrits par tranche d’age et par période dans des tableaux distincts. Des modules gratuits ont été ajouté par des services civiques pour tenter d’y pallier mais ils ne sont ni maintenus ni fonctionnels.
- La protection des données personnelles des parents et de leurs enfants n’est pas garantie aux regards de la réputation de l’entreprise Google et de l’actualité numérique.
Cette solution devient d’autant plus inadaptée lors de la campagne d’inscription des vacances d’été avec ses 5 périodes, les 3 tranches d’age et les deux sites d’accueil générant plus de 500 entrées à traiter.
Partir sur de bonnes bases : la plateforme « Ratons pas les vacances »
La problématique des inscriptions aux accueils de loisirs ne concerne pas que CSCI, d’autres centres sociaux faisant partis de l’opération « Centres Sociaux Connectés Hauts-de-France » et bien d’autres structures publiques l’ont aussi. C’est ainsi qu’a germé l’idée de créer une plateforme d’inscription en ligne en open source qui puisse être essaimé dans le réseau des Centres Sociaux Connectés, qu’elle soit auto-hébergée ou mutualisée.
Cette dernière exploite les technologiques Web classiques HTML, CSS, PHP, JavaScript et SQL. Une version de la plateforme avec la bibliothèque React est en cours de développement pour de meilleurs performances et expérience utilisateur. Les seules dépendances extérieures sont une bibliothèque PHP de génération de PDF et l’API JavaScript « Quill » d’éditeur de texte enrichi.
Après des échanges avec des directeurs et directrices de centres sociaux, de centres d’accueil et le coordinateur Artois-Audomarois de l’opération Centres Sociaux Connectés sur le cahier des charges de la plateforme, voici ses fonctionnalités de la plateforme :
- Gestion des sites d’accueils
- Gestion des sites campagnes d’inscriptions
- Le formulaire unique
- Gestion des inscriptions
Gestion des sites d’accueils
La page de gestion les sites offre un résumé des informations des sites principaux d’accueil. En cas d’hébergement mutualisé, chaque directeur et directrice de centre peut créer, consulter, modifier et supprimer leurs propres sites d’accueils indépendamment des autres. Seul l’administrateur ou administratrice principale aura la vision et les accès sur l’ensemble des sites.
La page de création/modification d’un site principal permet de mettre à jour les informations d’adresse, de contact, des sites secondaires, des communes du territoire du centre d’accueil et de téléverser le logo du centre qui figurera sur le récapitulatif du formulaire.
Les communes du territoire sont définis par défaut par leur code unique INSEE mais il est possible d’utiliser un autre système de classification ou une numérotation automatique. Les sites secondaires et communes peuvent être ajoutés et supprimés après la création d’un site.
Attention : si des inscriptions ont déjà été faites après ces modifications, celles de commune supprimée seront catégorisées « hors territoire » et celles de site secondaire supprimé passeront sur le site primaire ! Dans ce cas il est préférable d’archiver les anciennes campagnes d’inscriptions avant tout changement.
Gestion des campagnes d’inscriptions
La page de gestion des campagnes d’inscriptions rassemble les campagnes par leur status :
- Programmée : une campagne fraichement créée ou en attente d’être publiée, elle n’est pas encore visible par les parents.
- Publiée : la campagne est ouverte et accessible aux parents via le lien hypertexte du formulaire unique de la campagne.
- Clôturée : le formulaire unique n’est plus accessible. Ce status est utile si il y a besoin de mettre en pause temporairement la campagne d’inscription.
- Archivée : le formulaire unique n’est plus accessible et une alerte sur le temps de conservation des données personnelles des inscriptions est activée pour inviter l’administrateur à les supprimer à terme de la base de données.
Plusieurs actions sont disponibles pour chaque campagne :
Consulter les inscriptions
Éditer la campagne
Dupliquer la campagne, la nouvelle campagne aura le status « programmé »
Copier dans le presse papier le lien HTMLà coller dans un mail
Lien hypertexte faire le formulaire unique, aussi disponible sur le nom de la campagne
Une seule campagne d’inscription par site d’accueil, qu’il soit principal ou secondaire, peut être créé ou modifié.
La section des tranches d’age propose deux outils de calcul d’intervalle de dates :
- A date d’anniversaire : l’enfant doit au moins avoir tout juste l’age minimum à la date de début de l’accueil et au plus être dans le dernier jour de l’age maximum.
- A l’année d’anniversaire : à l’année du début de l’accueil l’enfant doit avoir au moins d’age minimum et au plus l’age maximum.
Attention : cet outil ne remplace pas les méthodes de calcul officielles du centre, à noter que seules les dates entrées dans l’interface sont prises en compte dans le tri des inscriptions.
La section des période propose un outil de scission de période en jour ou en demi-journée, pratique pour les centres programmant des périodes d’accueil à la journée ou demi-journée plutôt qu’à la semaine.
La section des options permet d’ajouter au formulaire unique la possibilité aux parents à chaque période choisie pour tout enfant de répondre à une question par oui ou non (ex: garderie du soir), par un nombre (ex: nombre d’objet, budget) ou un texte.
Les résultats apparaissent dans les tableaux secondaires d’inscriptions. Les options ne sont qu’à titre informatif et ne sont pas pris en compte dans l’ordonnancement des inscriptions.
Le formulaire unique
Un formulaire unique par campagne est généré à destination des parents pour qu’ils puissent inscrire en même temps plusieurs enfants sur plusieurs périodes. En cas d’erreur de renseignement ou de mise à jour du formulaire, les organisateurs et organisatrices peuvent modifier le formulaire ou donner l’accès en modification aux parents si permit dans les paramètres administrateurs.
Une fois le formulaire conforme et validé, le parent obtient en téléchargement et par mail un document PDF résumant le formulaire.
Le récapitulatif comporte une référence unique (entre crochet). Elle permet aux administrateurs et administratrices de retrouver rapidement le formulaire unique dans la base de données en cas de besoin de modification. De plus cette référence sera la clé d’entrée au blog des accueils de loisirs, permettant aux parents de consulter uniquement les retours et photos des accueils où leurs enfants sont inscrits.
Gestion des inscriptions
Les résultats des formulaires sont compilés et triés dans le tableau principal par ordre de status d’inscription puis d’horodatage par défaut, les organisateur peuvent activer d’autres options de tri (parent résident, adhésion). Les inscriptions sont ensuite regroupées par public (ou tranche d’age) et par période dans les tableaux secondaires plus bas dans la page. Tous les tableaux peuvent être copié dans le presse papier au format CSV et sont téléchargeables au format Excel.
Si une limite a été définie pour un groupe d’enfant, cette dernière se matérialisera sous la forme d’une ligne rouge dans le ou les tableaux secondaires correspondants.
Si des enfants ne font pas partis des tranches d’ages prédéfinies, ils apparaitrons dans le tableau « enfants hors public » où l’on peut retrouver le nom et le contact du parent.
Ils est possible de copier dans le presse papier l’ensemble des adresses mails des inscriptions en attente afin par exemple d’envoyer un mail de rappel pour la prise de rendez-vous pour la finalisation de l’inscription.
Les colonnes « Rendez-vous pris » et « Inscription finalisée » du tableau principal servent de check-list pour les chargé.e.s d’inscription de suivre l’évolution de la validation des inscriptions. Un simple « clic gauche » met à jour l’inscription d’un enfant, « MAJ + clic gauche » met à jour les inscriptions de tout les enfants du parent.
Historique et perspectives d’évolutions
Après un développement et une batterie de test durant 2 mois cumulés, en étant deux fois à mi-temps sur deux structures ayant chacune différentes missions et ateliers, la plateforme a été mise en production pour un test grandeur nature pour les accueils de loisirs des vacances d’automne 2024 au CSCI avec succès.
Le CSCI a continué de l’utiliser pour les vacances d’hivers 2024 et printemps 2025 sans accroc et a d’ors et déjà programmé la campagne des vacances d’été 2025 qui exploitera plus largement la plateforme.
Des présentations de la plateforme ont eu lieu fin 2024 pour un essaimage sur d’autres centres intéressés par la solution. Malgré un engouement certain pour un déploiement en 2025, ses centres n’ont pas encore fait suite du fait de l’incertitude sur la suite de l’opération Centres Sociaux Connectés Hauts de France se terminant en juin 2025.
Un blog des accueils de loisirs en parallèle de la plateforme d’inscription est en cours de prototypage. Ce dernier permettra aux parents de consulter uniquement les retours et photos des activités et sorties où participent leurs enfants. Il renseignera aussi les parents sur l’agenda et les actualités générales des accueils de loisir.
Page mise à jour le 19/05/2025